Terms & Conditions

DOWNLOAD

• Download PDPA Policy (English) in pdf
• Download PDPA Policy (BM) in pdf

PERSONAL DATA: NOTICE AND CHOICE PRINCIPLES (S.7)

We wish to inform you that Mahkota Technologies Sdn Bhd, its subsidiaries and associated companies  (“Mahkota”) currently undergoing an exercise of compliance of the requirements and regulations under  the Personal Data Protection Act 2010. In line with this exercise, we are updating our database on the  personal information of all Mahkota’s employees.

Your personal information that we previously collected from the below documents:-

• “Resumes” and the attachments such as any types of certificates,
• Details provided in the “Application For Employment Form” and/or
• Personnel Information Form.

Your personal information (“Personal Data”) which was disclosed for the purpose of employment or  others, without limitation your:

• Name, home address (hometown, local and/or rented address), telephone number, place of  birth, contact information including emergency number, next of kin information such as name and contact number, driving license that may be necessary for identification, security and  contingency planning purpose;
• Age, gender, NRIC number/Passport number (or its equivalent), bank account number, spouse or  partner information, dependant information, health information including but not limited to  medical status, medical leave and other information that may be necessary for the  administration of payroll, insurance, benefits and any other related issue;
• Education, training, work experience, employment history with or without referee informations,  performance evaluations including performance records, promotion, talent planning, attendance  record, references and background reports that may be necessary to establish, maintain or  terminate the employment relationship;
• ‘Sensitive Personal Data’ such as marital status, race or ethnic origin, religious or other beliefs,  criminal convictions, mental or physical health. Where we need to process such data; we will  ensure that there is an appropriate legal reason for doing so, and that you consent to the  processing. The only exception is where the processing of the data is necessary for the purpose  of performing an obligation in connection with employment, which is imposed by law.
• Other information that may be necessary for legitimate business purposes or as required by applicable legal requirements; and/or
• Any other personal data that you may have provided for the purposes of your employment with  Mahkota.

GENERAL PRINCIPLE 

Mahkota may transfer, share and disclose your Personal Data to any of Company’s business partner local  and overseas for business and performance purpose.

Your Personal Data may be disclosed to individual, companies, firm, corporation and government  agencies for performance of contract of employment and reasons related thereto which shall include payroll process and statutory contribution, transfer and relocation, statutory requirement, incentive,  back ground check, insurance, health, audit, reporting requirements with statutory bodies, tender and  project requirements, law enforcement and compliance, judicial or administrative proceedings including  the coordination and management of disciplinary actions and related investigations including merger and  acquisition exercise. If we are contacted by any organizations or institutions, including banks or  advocates and solicitors to verify your employment with us and your Personal Data thereto for  commercial purposes, you hereby give consent to us to disclose the same.

Your Personal Data will not be disclosed to other entities except as provided in this Notice unless we are  required to do by law or in the context of a merger and acquisition transaction. In the event that we  engage external service providers, specific security and confidentiality safeguards have been put in place  to ensure your personal data protection rights remain unaffected.

You may request for access to or correction of your Personal Data or limit the processing thereof at any  time hereafter by submitting such request in writing to the respective personnel. Any inquiries or  complaints with respect to your Personal data should also be channelled to us in this manner.

You represent and warrant that the prior consent of third parties (e.g. referees, family members,  beneficiaries and emergency contacts) whose personal data you have provided during the employment  application or service with Mahkota are obtained to allow us to do the same.

It is mandatory for you to inform us as soon as possible by filling up the “EMPLOYEE PARTICULARS  UPDATE FORM” of any change to your personal details and ensure that it is accurate and up-to-date. The  form shall be send to HCD Manager in a sealed envelope.

SCOPE

This notice is applies to all employees, regardless of position, department and location.

EFFECTIVE DATE 

This notice is effective on Monday 10th February, 2014.

All consent letter(s) with the relevant form, if any shall be returned to HCD Manager in a sealed envelope  latest by Friday 14 February 2014.

ACCESS PRINCIPLE AND CONTACT PERSON 

Employees have the right to access/correct his/her Personal Data by filling up the respective form and  send to respective personnel either by hand, mail or email at the following information:-

Person in charge : HCD Manager

Wisma Mahkota, Jalan 215 Templer
46050 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan.

Tel No. : 03-7781 1388 Ext. 199

Email : hcdmanager@mahkotatech.com

• Employee are responsible for advising the company promptly if any data is inaccurate, any changes in   their personal data including the Sensitive Personal Data.
• Although not mandated by statute, employees are also advised to inform and updates the company  of any additional academic or professional qualifications being awarded.

The respective form can be obtained from the above personnel.

SECURITY PRINCIPLE 

Mahkota is responsible to take prudent steps to the confidentiality and security of all the Personal Data,  including appropriate procedural, technical steps to protect Personal Data from accidental or unlawful  destruction or accidental loss, alteration or disclosure. The steps may include entering into written  agreement/form with who process Personal Data in accordance with Mahkota instructions and  incorporating Mahkota’s own Data Protection standards as a minimum.

RETENTION PRINCIPLE 

In executing its responsibilities with respect to the confidentiality of Personal Data, Mahkota will limit a  number of personnel, appropriate to the sensitive of the information, to protect Personal Data against  loss or theft, as well as unauthorised access, disclose, copying, use or modification. Such personnel will  include physical and technological measures, for example locked filing cabinet, restricted access to  offices, security clearance and limiting access on a “need to know” basis.

DATA INTEGRITY PRINCIPLE 

Mahkota strives to maintain complete, current and accurate information about employees. Any  inaccurate information shall be corrected as quickly as possible (provided information by employees, vice  versa) after notification. Procedures will be maintained to ensure that any reported inaccuracies are  promptly and effectively handled and that employees’ information remains as accurate, current and  complete as possible.

For resigned employees, Mahkota will maintain all their Personal Data until 6 six years period. Such  information must be kept in the office within the place of employment on which the employees are  employed. Such information must be available for inspection by the relevant authorities and the  employee.

Mahkota will imposed RM5 per/pc if document require include photocopy, image scan or document  captured by any electronic device.

For unsuccessful employment candidates, the resume with or without attachment will be kept for 12  months period for potential employment, provided received after 15 November 2013. The previous  resume whether in hardcopy and softcopy shall be deleted latest by 15 February 2014.

Failure to provide complete and correct information to Mahkota as required in the form and/or  agreement or any addendum, among others may have effect on the :-

• Payroll;
• Insurance coverage;
• Employee appraisal and promotion;
• Correspondences and dissemination of information;
• Loan and/or leaning institution enrolment application; and
• Others.

DATA PERIBADI: PRINSIP NOTIS DAN PILIHAN (Seksyen 7)

Adalah dimaklumkan bahawa Mahkota Technologies Sdn Bhd, anak-anak syarikat serta syarikat  berkaitan denganya (“Mahkota”) adalah di dalam proses pematuhan dan perlaksanaan peruntukan dna  keperluan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Sehubungan itu, pihak Mahkota juga di  dalam proses mengemaskini data berhubung maklumat peribadi ke semua pekerja Mahkota.

Maklumat Peribadi anda sebelum ini telah diperolehi daripada dokumen-dokumen berikut:-

• “Resume”/Biodata berserta lampiran apa-apa sijil,
• Maklumat yang dinyatakan di dalam Borang Permohonan Pekerjaan, dan/atau 3. Borang Maklumat Kakitangan.

Maklumat bagi urusan permohonan pekerjaan atau lain-lain yang telah dizahirkan kepada pihak Mahkota  (“Maklumat Peribadi”) antara lain adalah:-

• Nama, alamat rumah (alamat tetap, tempatan dan/atau alamat sewa), no. telefon, tempat lahir,  maklumat termasuk talian kecemasan untuk dihubungi seterusnya maklumat keluarga seperti  nama, nombor untuk dihubungi, jenis lesen memandu yang diperlukan sebagai pengenalan diri,  keselamatan dan rujukan pada masa akan datang;
• Umur, jantina, No. Kad Pengenalan/No. Passport (atau setaraf dengannya), No. akaun bank,  Pendapatan dan Elaun, maklumat pasangan dan/atau tanggungan, maklumat kesihatan tidak  terhad status perubatan, cuti sakit dan maklumat lain yang perlu untuk urusan pembayaran gaji,  insuran, faedah dan keuntungan, serta perkara-perkara berkaitan;
• Pendidikan, kursus/latihan, pengalaman kerja, maklumat pekerjaan lalu berserta/tanpa  maklumat rujukan, penilaian prestasi termasuklah rekod prestasi, kenaikan pangkat,  perancangan bakat dan kebolehan, rekod kehadiran, rujukan dan laporan latar belakang, yang  difikirkan perlu untuk dibuktikan, dikekalkan atau ditamatkan;
• ‘Maklumat Data Sensitif’ seperti taraf perkahwinan, bangsa atau etnik asal, kepercayaan agama  atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, kesalahan jenayah, kesihatan atau keadaan  fizikal atau mental. Bila mana perkara tersebut diperlukan untuk memproses maklumat pekerja,  kami akan memastikan bahawa ada sebab undang-undang yang sesuai untuk berbuat demikian,  dan mendapat keizinan anda untuk memprosesnya. Pengecualian akan berlaku bila  pemprosesan maklumat menjadi perlu bagi maksud melaksanakan obligasi yang berkaitan  dengan pekerjaan dalam peruntukan undang-undang yang dibenarkan.
• Maklumat-maklumat lain yang mungkin diperlukan bagi tujuan perniagaan yang sah atau seperti  yang dikehendaki oleh undang-undang terpakai; dan/atau;
• Apa-apa jenis Data Peribadi lain yang mungkin telah diperuntukkan bagi maksud pekerjaan  bersama Mahkota.

PRINSIP AM 

Mahkota berhak memindahkan Maklumat Peribadi anda kepada mana-mana rakan kongsi syarikat sama  ada di dalam atau luar negara untuk tujuan perniagaan dan penilaian prestasi.

Maklumat Peribadi anda juga akan diberikan kepada individu tertentu, syarikat, firma, perbadanan dan  agensi kerajaan untuk tujuan perlaksanaan kontrak pekerjaan, dan alasan-alasan lain yang berkaitan  termasuklah bagi tujuan pemprosesan gaji dan caruman statutori, pemindahan dan penempatan semula,  pemeriksaan latar belakang, insuran, kesihatan, audit, keperluan laporan kepada agensi berkanun, tender dan keperluan projek, perlaksanaan dan pematuhan undang-undang, kehakiman atau proses  pentadbiran termasuklah penyelarasan dan pengurusan tindakan displin dan siasatan berkaitan.  Sekiranya kami dihubungi oleh organisasi atau institusi termasuklah pihak bank atau firma guaman untuk  mengesahkan perkhidmatan anda di Mahkota dan Maklumat Peribadi berkaitan untuk tujuan komersial,  anda memberi keizinan bagi pendedahan tersebut.

Maklumat Peribadi anda tidak akan didedahkan kepada pihak lain kecuali yang diperuntukkan di dalam  Notis ini melainkan ia perlukan oleh undang-undang dalam konteks transaksi penggabungan dan  pengambilalihan. Sekiranya ia melibatkan pembekal khidmat luar, langkah-langkah keselamatan tertentu  dan perlindungan kerahsiaan akan dipastikan dan dipatuhi sebagai langkah perlindungan Maklumat  Peribadi tidak terjejas.

Anda dibenarkan untuk mengakses dan memperbetulkan Maklumat Peribadi atau menghadkan  pemprosesan tersebut pada bila-bila masa dengan mengemukakan permohonan secara bertulis kepada  kakitangan berkaitan. Sebarang pertanyaan atau aduan berhubung Maklumat Peribadi juga boleh  disalurkan dengan cara ini.

Anda bersetuju dan mengaku bahawa maklumat pihak ketiga (seperti maklumat rujukan, ahli keluarga, orang yang mendapat faedah serta maklumat individu bagi kes-kes kecemasan), yang dibekalkan atau  didedahkan kepada kami semasa permohonan jawatan atau semasa di dalam perkhidmatan telag  diperolehi bagi membolehkan pihak Mahkota menggunakannya menurut keperluan.

Adalah menjadi satu kewajipan anda untuk memaklumkan kepada kami secepat yang mungkin dengan  mengisi BORANG KEMASKINI MAKLUMAT PEKERJA/”EMPLOYEE PARTICULARS UPDATE FORM” untuk  apa-apa perubahan Maklumat Peribadi dengan memastikan ianya adalah benar dan terkini. Borang  tersebut hendaklah dihantar kepada Pengurus Pembangunan Modal Insan di dalam sampul surat  bertutup.

SKOP

Notis ini adalah untuk semua pekerja, tidak mengira pangkat, unit dan lokasi.

TARIKH KUATKUASA 

Notice ini berkuatkuasa pada hari Isnin 10 Februari, 2014.

Semua surat kebenaran bersama borang berkaitan, sekiranya ada hendaklah dikembalikan kepada  Pengurus Pembangunan Modal Insan di dalam sampul surat bertutup, selewat-lewatnya pada hari  Jumaat 14 Februari, 2014.

PRINSIP AKSES DAN KAKITANGAN UNTUK DIHUBUNGI 

Pekerja mempunyai hak untuk mengakses/membetulkan Maklumat Peribadi dengan mengisi “Borang  Kemaskini Maklumat Pekerja/Employee Particulars Update Form” dengan menghantar secara  terus/serahan tangan, pos atau e-mel kepada alamat di bawah:-

Pengurus Pembangunan Modal Insan

Wisma Mahkota, Jalan 215 Templer
46050 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan.

Tel No : 03-7781 1388 Ext. 199

Email : hcd@mahkotatech.com

• Adalah menjadi tanggungjawab pekerja untuk memastikan data yang dibekalkan adalah benar dan   betul termasuklah di dalam Maklumat Data Sensitif.
• Walaupun tidak diwajibkan secara undang-undang, pekerja adalah dinasihatkan untuk memaklumkan  kepada syarikat untuk sebarang maklumat termasuklah tambahan akademik atau apa-apa pencapaian   yang diperolehi/dianugerahkan.

Borang berkaitan boleh diperolehi dari kakitangan di atas.

PRINSIP KESELAMATAN 

Mahkota bertanggungjawab untuk mengambil langkah-langkah perlu untuk melindungi kerahsiaan dan  keselamatan semua Maklumat Peribadi, termasuklah prosedur yang sesuai, langkah-langkah teknikal  untuk melindungi Maklumat Peribadi daripada sebarang bentuk kemusnahan atau kehilangan sengaja  atau tidak disengajakan yang menyalahi undang-undang, pengubahan atau pendedahan. Langkah

langkah tersebut termasuklah dibuat sama ada secara bertulis di dalam perjanjian/borang yang selaras  dengan polisi Mahkota perhubung perlindungan Maklumat peribadi.

PRINSIP PENYIMPANAN 

Bagi melaksanakan tanggungjawab berkenaan dengan kerahsian Maklumat Peribadi, Mahkota akan  menghadkan kakitangan yang perlu berurusan dengannya, sesuai dengan tahap sensitiviti maklumat  tersebut, bertujuan melindungi Maklumat Peribadi terebut daripada kehilangan atau kecurian, akses  yangtidk dibenarkan, penzahiran, salinan dan mengguna atau mengubahnya. Langkah tersebut  termasuklah langkah-langkah fizikal dan teknologi, sebagai contoh mengunci almari fail, akses  kemasukan yang terhad ke pejabat, melepasi pemeriksaan keselamatan dan menghadkan akses hanya  kepada perkara “perlu tahu”.

PRINSIP INTEGRITI DATA 

Mahkota berusaha untuk mengekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai pekerja pekerjanya. Sebarang maklumat yang tidak tepat akan diperbetulkan secepat yang mungkin (maklumat  yang diberikan oleh pekerja atau sebaliknya) selepas dimaklumkan. Langkah efektif akan diambil bagi  memastikan sebarang ketidaktepatan dilaporkan dengan segera dan diperbetulkan secara efektif supaya  maklumat pekerja kekal tepat, terkini dan lengkap.

Bagi pekerja yang telah tamat perkhidmatannya, Mahkota akan terus menyimpan semua Maklumat  Peribadi sehingga tempoh 6 tahun. Maklumat berkenaan akan disimpan di tempat pekerja itu diambil  bekerja. Maklumat berkenaan juga boleh diperiksa oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan pekerja.

Mahkota akan mengenakan bayaran sebanyak RM5.00 bagi setiap helai dokomen sekiranya dokumen itu  perlu dicetak, diimbas atau diambil menggunakan mana-mana peranti elektronik.

Bagi calon yang permohonan pekerjaan mereka tidak diterima, biodata bersama lampirannya sekiranya  ada, akan disimpan untuk tempoh masa 12 bulan bagi peluang perkerjaan pada masa akan datang,  dengan syarat ia diterima selepas tarikh 15 November 2013. Bagi permohonan yang lalu sama ada di  dalam bentuk cetakan atau elektronik wajar dihapuskan selewat-lewatnya pada 15 February 2014.

Kegagalan untuk menyediakan dan membekalkan maklumat lengkap dan betul kepada Mahkota seperti  yang dihekendaki di dalam borang dan/atau perjanjijan atau addendum (tambahan kepada perjanjian), akan memberi kesan kepada perkara-perkara berikut:-

• Urusan pembayaran Gaji;
• Perlindungan Insuran;
• Penilaian prestasi dan kenaikan pangkat;
• Kegagalan penyampaian surat menyurat dan maklumat;
• Pendaftaran permohonan pinjaman dan/atau institusi pembelajaran; dan
• Lain-lain perkara.